Как организовать ведение кассовой книги в электронном виде?

Comments

• Цитата: Нужно ли какое-то дополнительное ПО

  Добрый день!
  На всякий случай напоминаю отвечающим, что размещать ссылки и гиперссылки на другие СМИ и коммерческие сайты без согласования с администрацией портала запрещено правилами форума. Кроме того, у нас запрещены любая антиреклама, несанкционированная реклама и рекламные инсценировки. Разрешены только ссылки на материалы БухОнлайна, а также на официальные сайты органов государственной власти и органов местного самоуправления.
• Добрый день. 
  

  Цитата: защищенного листа excel будет достаточно?

  не достаточно
  
  При работе с электронной кассовой книгой используют бухгалтерские программы. При электронном оформлении кассовой книги нужно предусмотреть защиту информации от:
  доступа третьих лиц (применение паролей при входе в программу и электронной подписи на самом документе);
  потерь и искажений (использование резервного копирования на накопитель информации или сохранение ее на сервере).
  В конце рабочего дня кассир отчитывается и закрывает электронную кассовую книгу так же, как обычную.
   Кассовую книгу на ПК кассир заверяет электронной подписью. Электронная подпись к кассовой книге оформляется на основе положений закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ.
  Электронная подпись — это присоединяемая к электронному документу информация, используемая для идентификации подписавшего его лица. Подлинность электронной подписи проверяют сертификатом ключа, выдаваемым удостоверяющим центром. После подписания кассовой книги электронной подписью кассира исправления в ней не допускаются (п. 4.7 указания Банка России от 11.03.14 № 3210-У).
  При соблюдении перечисленных выше требований обеспечивается сохранность документа в электронном виде.
  В этом случае электронный документ признается равноценным бумажному (п. 1 ст. 6 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). Хранение документов в электронном виде обеспечивает руководитель фирмы.
  Выдержка с сайта налог-налог статья от 27.03.2019
• Любовь slfs, ЭЦП есть, оформлена на гендиректора. Листы excel можно ей заверить и запретить редактирование + ограничить доступ к данным файла для пользователей или вообще хранить ее на отдельном жестком диске. Таким образом, эти два пункта:
  
  "При электронном оформлении кассовой книги нужно предусмотреть защиту информации от:
  - доступа третьих лиц (применение паролей при входе в программу и электронной подписи на самом документе);
  - потерь и искажений (использование резервного копирования на накопитель информации или сохранение ее на сервере)"
  
  соблюдаются.
  Т.е, если кассир формирует листы кассовой книги в 1С, сохраняет их на жесткий диск в тот же excel в хронологическом порядке, подписывает каждый файл ЭЦП + в настройках файла запрещает доступ кому-не-надо, то можно уже от бумаги отойти и хранить КК только в электронном виде?
• Цитата: ЭЦП есть, оформлена на гендиректора.

  нужна и на кассира и бухгалтеру,ведь кассир и бухгалтер подписывает доки
  

  Цитата: Т.е, если кассир формирует листы кассовой книги в 1С, сохраняет их на жесткий диск в тот же excel в хронологическом порядке, подписывает каждый файл ЭЦП + в настройках файла запрещает доступ кому-не-надо, то можно уже от бумаги отойти и хранить КК только в электронном виде?

  все  же я считаю что лучше распечатывать, эксель не программно-техническое средство. и эцп нет на всех. Почитала и вот что нашла. 
  
  Под оформлением кассовых документов в электронном виде понимается их заполнение с применением программно-технических средств (п. 4.7 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У) (далее — Указание № 3210-У). При этом речь идет не о составлении документа на компьютере и выведении его на печать (это все равно будет бумажный документ). А о полностью электронном бланке. То есть электронный кассовый документ — это документ, заполненный только на компьютере с помощью программы и подписанный электронной подписью.
  Фактически в электронном виде кассовые документы можно было вести и раньше. Однако их надо было обязательно распечатывать. То есть они еще должны были быть оформлены (со всеми подписями) на бумажном носителе (п. 2.5 Положения ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П). Но начиная с 1 июня 2014 года можно вести и хранить кассовые документы полностью в электронном виде. Распечатывать их нет необходимости. При условии, как я уже отметила, что электронные документы подписаны электронной подписью. Лишь тогда они приравниваются к бумажным документам с собственноручной подписью.*
  Если электронная подпись не ставится, то все кассовые документы нужно распечатать и завизировать необходимыми подписями.* Так, приходники, расходники и зарплатные ведомости надо распечатывать сразу — в момент составления, так как на них должны появиться рукописные подписи (п. 4.7 Указания № 3210-У). Листы кассовой книги следует распечатывать и подписывать ежедневно в конце рабочего дня. Такое требование ранее было установлено пунктом 2.5 Положения ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П, которое в настоящее время уже не действует. Но тем не менее на данное правило можно ориентироваться и сейчас — для удобства учета.
  
  Полная статья ниже сайт главбух статья 08.12.2015 г.
  
  Можете помочь по вопросу подписи кассовых документов через с помощью ЭЦП. Для этого необходимо определенное программное обеспечение? Есть требования законодательства по этому вопросу.Тема: Кассовая дисциплина, ККТ, БСО
  Требования к электронной подписи предусмотрены Законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.
  Кассовые документы безопаснее подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью.
  
  Ключ электронной подписи можно получить в удостоверяющем центре (УЦ). Он может быть выпущен конкретному сотруднику, который имеет право подписывать бумажные документы от имени организации. Для получения ключа электронной подписи необходимо предоставить набор документов. В удостоверяющем центре вы получите:
  Скачайте формы по теме:Шесть способов упростить работу бухгалтера малой компаниирезультатов, выявленных инвентаризациейучета результатов, выявленных инвентаризацией (№ ИНВ-26)о проведении инвентаризации (№ ИНВ-22)- ключ для создания подписи, записанный на носитель информации (например, на usb-носитель);
  - квалифицированный сертификат, в котором указан ключ для проверки электронной подписи.
  Чтобы подпись корректно работала, потребуется настроить рабочее место. Для этого в компьютере специалисты установят должное программное обеспечение. Чтобы подписать документ, нужно вставить флешку и нажать кнопку «подписать». Обычно именно так на практике происходит работа с электронными подписями.
  ОбоснованиеИз рекомендации
  Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга
  Как оформить приходный и расходный кассовый ордер, журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
  <…>
  Электронный документооборот
  Что делать, если место работы бухгалтера далеко от кассы? В этом случае кассовые документы бухгалтер может оформить в электронном виде и заверить электронной подписью. Кассир же после получения электронного документа должен распечатать его на бумаге, поставить свою подпись и оттиск печати или штампа (если организация не отказалась от печати). Такие разъяснения содержатся в письме Банка России от 11 августа 2014 г. № 29-1-1-ОЭ/3002.*
  Скачайте формы по теме:ФНС объяснила, как выбивать чеки при частичной оплатео проведении инвентаризации (приказ Минфина России № 49)о проведении инвентаризации (пример)Кстати, можно составлять кассовые документы одновременно в бумажном и электронном виде. Такая мера поможет снизить риск потерь важных документов. Это следует из пункта 4.7 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
  <…>
  Из рекомендации
  Олега Хорошего, начальника отдела налогообложения прибыли организаций департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
  Как получить ключ для электронной подписи налоговой, бухгалтерской и статистической отчетности
  
  Электронная подпись – это процедура привязки цифрового ключа, принадлежащего конкретному человеку, к электронному документу. В результате этой процедуры можно определить, кто именно подписал документ (подп. 1 п. 1 ст. 2 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).*
  Поэтому, чтобы таким образом подписать документ, необходим ключ электронной подписи (подп. 5 п. 1 ст. 2 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).
  Если в качестве сравнения использовать физические аналоги, то:*
  ключ электронной подписи – это своего рода факсимиле, штамп, обеспечивающий воспроизведение подписи;электронная подпись – оттиск штампа на конкретном документе.Обязанность всем получать ключ электронной подписи в законодательстве не предусмотрена. Однако без него не обойтись, если организация или предприниматель сдает отчетность в электронной форме. Подробнее см. Как сдать налоговую отчетность через спецоператора.
  Термин «электронная подпись» применяется вместо термина «электронная цифровая подпись (ЭЦП)» который использовался ранее (ст. 19 Закона от 6 апреля 2011 № 63-ФЗ).*
  Виды ЭП
  Есть несколько видов электронной подписи (ЭП):*
  1) простая;
  2) усиленная неквалифицированная;
  3) усиленная квалифицированная.
  Об этом сказано в статье 5 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.
  <…>
  Владелец ЭП
  Ключ электронной подписи может быть выпущен предпринимателю или конкретному сотруднику, который имеет право подписывать бумажные документы от имени организации (абз 4 п. 3.3. Технологии приема расчетов, утвержденной приказом ФСС России от 12 февраля 2010 г. № 19, п. 3 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 8 апреля 2013 г. № ММВ-7-4/142).*
  Если сотрудников с правом подписи несколько, на каждого из них выпускается персональный ключ электронной подписи. Как правило, к таким сотрудникам относятся директор и главный бухгалтер организации.
  Всем, кроме руководителя организации, нужна доверенность на право подписывать отчетность в электронном виде.*
  Где получить ЭП
  Ключ электронной подписи можно получить в удостоверяющем центре (УЦ).*
  Удостоверяющие центры делятся на аккредитованные или не аккредитованные. Аккредитация является добровольной, ее проводит Минкомсвязь России.
  Проверьте, что удостоверяющий центр имеет госаккредитацию. Только в аккредитованном УЦ можно получить ключ квалифицированной подписи, который нужен для сдачи электронной отчетности.
  Это следует из пункта 1 статьи 11, статей 13 и 16 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.
  Каждый из госорганов принимает отчетность в электронном виде, только если она подписана ЭП, выданной либо в собственном УЦ, либо в центрах, которым этот орган доверяет (доверенных УЦ).
  Каждое ведомство ведет свой список доверенных УЦ. Их списки можно найти на официальных сайтах:*
  ФНС России;ФСС России;Росстата;региональных отделений ПФР (например, по г. Москве и Московской области).Главбух советует: чтобы получить электронную подпись, которую будут признавать все ведомства, обратитесь в УЦ, который одновременно значится в списках доверенных у ФНС, ФСС, Росстата и ПФР.
  При этом большинство крупных удостоверяющих центров прошли кросс-сертификацию со всеми госорганами и могут изготовить единую цифровую подпись, подходящую для всех видов отчетности, которую сдает бухгалтер.
  Узнать, какими именно госорганами признается электронная подпись, выданная конкретным центром, можно непосредственно в самом УЦ.
  Крупные удостоверяющие центры помимо выдачи ключей ЭП еще и оказывают услуги по сдаче отчетности в электронном виде, то есть услуги спецоператора. Небольшие центры обычно сотрудничают со спецоператорами и также готовы подключить владельца ключа ЭП к сторонней системе для сдачи отчетности.
  Главбух советует: если не планируется сдавать электронную отчетность самостоятельно через порталы ведомств, одновременно с обращением в УЦ за ключом, заключите договор на услуги спецоператора.
  При этом самостоятельно сдать электронную отчетность по каналам связи в некоторые ведомства возможно только через спецоператора. Например, так принимают отчетность большинство отделений ПФР, так как у Пенсионного фонда РФ нет единого портала для приема отчетов.
  Документы на ЭП
  Чтобы удостоверяющий центр изготовил ключ электронной подписи для сдачи отчетности, надо предоставить комплект документов:*
  паспорт заявителя или другое удостоверение личности будущего владельца ключа ЭП;свидетельство пенсионного страхования будущего владельца ключа ЭП (где указан СНИЛС);учредительные документы (для организаций);выписка из ЕГРЮЛ;свидетельство или другой документ о госрегистрации (для организаций);свидетельство о постановке на учет в налоговой инспекции;документы, которые подтверждают полномочия руководителя (например, решения об избрании);для иностранной организации – перевод на русский язык документов о госрегистрации, выданных за границей.Это следует из статьи 18 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.
  Вместо оригиналов можно представить заверенные копии. Заверить копии может, например:*
  сотрудник удостоверяющего центра (тогда вместе с копиями нужно предоставить оригиналы);руководитель организации;нотариус.Главбух советует: большинство УЦ требуют либо предоставить нотариально заверенные копии, либо оригиналы лично.
  Конкретные условия узнайте в том УЦ, где планируете получить ключ электронной подписи.
  Если документы подает не будущий владелец ключа подписи, а другой сотрудник, требуется доверенность(п. 1 ст. 185 ГК РФ).
  Если электронная подпись выпускается не на руководителя организации (например, на имя главного бухгалтера), необходимо представить доверенность подписывать документы.*
  Удостоверяющий центр может потребовать и другие документы. Например, если планируется сдавать отчетность в ФСС России, могут потребовать извещение о регистрации в качестве страхователя.
  Иногда требуют приказ о назначении владельца ЭП. Необходимость этого документа следует из положений пункта 27 Инструкции, утвержденной приказом ФАПСИ от 13 июня 2001 г. № 152, в котором сказано, что владельцы ЭП должны быть определены. Они несут персональную ответственность за сохранность данных.
  В УЦ получите договор и счет на оплату (подп. 1 п. 1 ст. 161 ГК РФ). Порядок оплаты ключа выясните непосредственно в самом центре. Некоторые УЦ заранее выставляют счет, который к моменту первого визита в центр нужно уже оплатить.
  По общему правилу, никакие госведомства о получении ЭП уведомлять не нужно. Исключение составляет электронная отчетность в ПФР. После получения ключа ЭП заключите с управлением ПФР, в котором обслуживаетесь, соглашение о присоединении к системе электронного документооборота. Бланк заявления и текст соглашения возьмите в своем отделении ПФР. Местное отделение может также потребовать предоставить и другие документы (например, сертификат ключа подписи, договор со спецоператором, разрешение на использование персональных данных).
  <…>
  Что получает владелец ЭП
  В удостоверяющем центре получите:*
  ключ для создания подписи, записанный на носитель информации (например, на usb-носитель);квалифицированный сертификат, в котором указан ключ для проверки электронной подписи.Сертификат является доказательством того, что у его владельца есть ключ для создания подписи, и это можно проверить с помощью сертификата (ст. 17 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ). Образец сертификата можно найти, например, на сайте ФСС России.
  <…>
  Из статьи журнала «Семинар для бухгалтера» № 10, октябрь 2014
  Бухгалтер на удаленке может подписывать кассовые документы ЭП
  <…>
  Позиции финансового ведомства и налоговиков насчет применения ЭП расходятся. Минфин считает, что подписывать кассовые бумаги нужно исключительно квалифицированной ЭП (письмо Минфина России от 25 декабря 2012 г. № 03-03-06/2/139). А ФНС придерживается иного мнения: стороны могут использовать неквалифицированную электронную подпись, но только по взаимному согласию. Об этом – письмо налогового ведомства от 24 ноября 2011 г. № ЕД-4-3/19693. Так что безопаснее все же подписывать документы квалифицированной электронной подписью.*
  <…>
  Из статьи журнала «Упрощенка» № 12, декабрь 2014
  Какие кассовые документы можно оформлять в электронно и что это дает
  — Под оформлением кассовых документов в электронном виде понимается их заполнение с применением программно-технических средств (п. 4.7 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У) (далее — Указание № 3210-У). При этом речь идет не о составлении документа на компьютере и выведении его на печать (это все равно будет бумажный документ). А о полностью электронном бланке. То есть электронный кассовый документ — это документ, заполненный только на компьютере с помощью программы и подписанный электронной подписью.
  Фактически в электронном виде кассовые документы можно было вести и раньше. Однако их надо было обязательно распечатывать. То есть они еще должны были быть оформлены (со всеми подписями) на бумажном носителе (п. 2.5 Положения ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П). Но начиная с 1 июня 2014 года можно вести и хранить кассовые документы полностью в электронном виде. Распечатывать их нет необходимости. При условии, как я уже отметила, что электронные документы подписаны электронной подписью. Лишь тогда они приравниваются к бумажным документам с собственноручной подписью.*
  Если электронная подпись не ставится, то все кассовые документы нужно распечатать и завизировать необходимыми подписями.* Так, приходники, расходники и зарплатные ведомости надо распечатывать сразу — в момент составления, так как на них должны появиться рукописные подписи (п. 4.7 Указания № 3210-У). Листы кассовой книги следует распечатывать и подписывать ежедневно в конце рабочего дня. Такое требование ранее было установлено пунктом 2.5 Положения ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П, которое в настоящее время уже не действует. Но тем не менее на данное правило можно ориентироваться и сейчас — для удобства учета.
  На практике многие фирмы и индивидуальные предприниматели из-за небольшого числа операций или по иным причинам не распечатывают кассовую книгу ежедневно. Однако если факт нераспечатки налоговики заметят при налоговой проверке, то они могут оштрафовать организацию (бизнесмена) за нарушение порядка ведения кассовых операций и неоприходование выручки.
  <…>
  — Все ли кассовые документы можно оформлять в электронном виде?
  — Теоретически да. Поскольку каких-либо исключений Указание № 3210-У не устанавливает.* Однако на практике многим фирмам и предпринимателям оформлять некоторые кассовые документы в электронном виде будет невыгодно. В частности, это относится к приходникам, расходникам, зарплатным ведомостям. Ведь чтобы их подписывать, придется покупать электронные подписи для всех лиц, которые должны ставить автограф на этих документах: руководителю, главбуху, кассиру, а также остальным сотрудникам (в том числе подотчетникам). А это слишком затратно, да и хлопотно.
  Получается, в идеале и без лишних проблем заполнять в электронном виде можно только кассовую книгу. Для этого нужно будет оформить электронную подпись главбуху, кассиру и руководителю.
  — Какую электронную подпись нужно ставить на кассовых документах: простую, усиленную квалифицированную или усиленную неквалифицированную?
  — Вопрос о том, какая должна быть подпись на электронных кассовых документах: простая, усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная, является спорным. Так, финансовое ведомство указывает, что для подтверждения расходов для целей налогообложения документы, составленные в электронном виде, должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (письма Минфина России от 02.09.2014 № 03-03-06/1/43920, от 12.04.2013 № 03-03-07/12250 и от 23.01.2013 № 03-03-06/1/24).
  А вот по мнению ФНС, хозяйствующие стороны при наличии юридически действительного соглашения могут организовать электронный документооборот, применяя простую и (или) усиленную неквалифицированную электронную подпись (письма ФНС России от 17.01.2014 № ПА-4-6/489 и от 24.11.2011 № ЕД-4-3/19693@).
  Таким образом, какую электронную подпись выбрать, фирмы и индивидуальные предприниматели должны решить самостоятельно. Но чтобы впоследствии подтвердить кассовыми документами свои расходы, лучше применять усиленную квалифицированную электронную подпись.*
  — Где можно получить квалифицированную электронную подпись и что для этого нужно?
  — Получить квалифицированную электронную подпись можно в любом специализированном аккредитованном удостоверяющем центре. Перечень аккредитованных удостоверяющих центров размещен на сайте Минкомсвязи России в разделе « Аккредитация удостоверяющих центров » (minsvyaz.ru).* Поскольку именно данное ведомство имеет полномочия в сфере использования электронной подписи (абз. 3 п. 1 постановления Правительства РФ от 02.06.2008 № 418).
  Чтобы получить подпись, в удостоверяющий центр нужно подать определенный пакет документов (какой — можно прочитать на сайте того центра, в который вы планируете обратиться). А также заключить договор с центром, оформить заявку на электронную подпись и указать там вид услуг, для которого нужна подпись (применительно к рассматриваемой ситуации надо будет выбрать подписание электронных кассовых документов).* И оплатить данную услугу (примерные цены за оформление одной электронной подписи: для предпринимателей — около 2000 руб., для фирм — около 3000 руб.).
  После того как все документы поданы и услуга оплачена, вам будет выдана электронная подпись (носитель в виде флешки). Чтобы подпись корректно работала, потребуется настроить рабочее место. Для этого в компьютере специалисты установят должное программное обеспечение. Чтобы подписать документ, нужно вставить флешку и нажать кнопку «подписать». Обычно именно так на практике происходит работа с электронными подписями.*
  — Такая ситуация. Организация оформила электронную подпись только бухгалтеру, работающему на «удаленке», а у кассира электронной подписи нет. Можно ли в подобном случае составлять «комбинированный кассовый документ», то есть подписанный обычной подписью и электронной?
  — Можно. Даже есть соответствующее разъяснение Центробанка на этот счет (письмо ЦБ РФ от 11.08.2014 № 29-1-1-ОЭ/3002).
  В частности, специалисты Банка России разъяснили, что если бухгалтер работает на «удаленке», то он может составлять кассовые документы в электронном виде и подписывать их электронной подписью. А потом пересылать их кассиру, чтобы тот распечатал документы и проставил свою подпись и печать. Такой вариант достаточно удобен для работы, когда место бухгалтера территориально удалено от кассы.
  
  Подождем что скажут другие участники форума.